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Huissier de conférence

Department of Administration, Finance, & Human Resources (AFHR) · Brussels, Brussels
Department Department of Administration, Finance, & Human Resources (AFHR)
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Entry-level

 

Le Secrétariat général du Groupe des Etats d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique publie ci-après la vacance d’un poste d’Huissier de conférence (GS 1) en son sein. 

 

Veuillez trouver ci-dessous:

  • la description du postes en question ; et
  • les conditions de service et demploi applicables.

 

Les candidatures à ce poste doit être envoyées à ladresse suivante : Secrétariat ACP, 451 Avenue Georges Henri, 1200 Bruxelles - Belgique ; ou par courrier électronique à : hr@acp.int au plus tard le 22 février 2020.

 

Les dossiers de candidature doivent impérativement comprendre les pièces suivantes :

 

  • un curriculum vitae actualisé établi selon le modèle disponible via le lien     https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose, des copies des titres académiques et professionnels : diplômes, certificats, etc.;
  • des documents de référence attestant de la compétence et de lexpérience du Candidat ;
  • les coordonnées dau moins une personne pouvant fournir des références pour chaque poste précédemment occupé, au cours des deux (2) dernières années ;
  • une copie dune carte didentité ou dun permis de séjour belges en cours de validité (seules les candidatures de ressortissants et résidents permanents de lEU seront prises en compte).

Les Missions ACP sont priées de noter que :

  • le contrat de travail sera régi par les règlementations belges du travail et de la Sécurité Sociale ; et
  • seuls les Candidats présélectionnés seront contactés.

 

 

Description de poste

 

I. Informations relatives au poste

 

Intitulé du poste :  Huissier de conférence 

Unité organisationnelle : Administration, Finances et Ressources humaines (AFRH)

Supérieur hiérarchique/grade : Chef du Service des conférences/P5

 

Grade actuel : SG1

 

II. Contexte organisationnel 

 

Sous la direction et la supervision directe du Chef du Service des conférences, l’huissier de conférence est responsable de l’organisation logistique des réunions. Il s’occupe de toutes les dispositions logistiques pour faire en sorte que les salles de réunion soient préparées conformément au format spécifique requis pour chaque réunion ACP et ACP-UE, dispose de façon appropriée les plaques nominatives des participants, veille au respect de l'ordre d’attribution des places et fournit les documents de travail pertinents aux participants et aux interprètes. Il installe le matériel informatique et tout support audiovisuel et aide à leur utilisation, afin de faciliter la présentation des communications au cours des réunions et des conférences tenues à la Maison ACP. 

 

En collaboration avec la secrétaire du Service des conférences, et notamment en l’absence de celle-ci, le titulaire du poste réceptionne et coordonne les demandes de réservation des salles de réunion. Il conserve un jeu de documents provenant des précédentes réunions ACP pour communication aux délégués qui en font la demande. Il contribue à la fourniture et au maintien d'un service de qualité aux départements du Secrétariat et aux Missions ACP, ainsi qu’aux observateurs aux réunions de l’Organisation. 

 

Au quotidien, l’huissier de conférence travaille en étroite collaboration avec l'ensemble du personnel du Secrétariat ACP et maintient un contact régulier avec les Missions diplomatiques des États ACP, afin de fournir et de recevoir des informations pertinentes liées aux réunions actuelles et futures organisées par le Secrétariat ou tenues dans ses locaux.   

 

Le titulaire du poste fait généralement partie de l’équipe préparatoire qui aide le Chef du Service des conférences à préparer les équipements requis pour les réunions prévues hors de Bruxelles et à s’assurer que le pays hôte respecte les exigences logistiques et techniques liées à l’organisation des réunions. Il veille, avant l’arrivée des autres membres du personnel, à ce que les salles de réunion et les équipements de conférence répondent aux conditions fixées par le Secrétariat ACP. En outre, il est chargé de superviser et de faciliter le transport du matériel ACP (documents, drapeaux, articles de bureau, etc.) au départ et à destination du Secrétariat ACP à Bruxelles dans le cadre des différentes missions officielles. Lors des missions à l’étranger, l’huissier de conférence assure la coordination de l’équipe locale chargée de prêter assistance à l’équipe de conférence ACP dans la préparation des documents et des salles de réunion, et dans l’exécution d’autres tâches d’ordre logistique.

 

III. Fonctions / Résultats clés attendus

 

Résumé des fonctions clés :

 

  • Est responsable de l’organisation logistique des réunions ; 
  • Transmet aux délégués (par voie électronique ou par fax) les documents et toutes les informations pratiques, notamment les programmes des réunions ACP et ACP-UE ; 
  • Réceptionne et coordonne les demandes d'utilisation des salles de réunion du Secrétariat émanant des départements du Secrétariat, des Missions et des observateurs, en particulier en l’absence de la secrétaire du Service des conférences ; 
  • Installe le matériel informatique et tout support audiovisuel, et aide à leur utilisation afin de faciliter la présentation des communications au cours des réunions et des conférences tenues à la Maison ACP ;  

 

  1. S’occupe de l’organisation logistique des réunions, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : 
  • Salles de réunion aménagées de façon appropriée en tenant compte du format requis, avec les plaques nominatives disposées en fonction du schéma d’attribution des places ; 
  • Documents de travail distribués aux participants et aux interprètes ; 
  • Déroulement sans heurt des réunions ACP et ACP-UE à Bruxelles et dans les pays membres ACP et de l’UE.

 

 

    2. Transmet aux délégués (par voie électronique ou par fax) les documents et toutes les informations pratiques, notamment les programmes des réunions ACP et ACP-UE, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

 

  • Fourniture aux délégués des documents et informations pertinents sur les réunions ACP et ACP-UE passées, présentes et futures ; 
  • Mise à disposition des délégués des calendriers des réunions ACP et d’autres informations utiles ;

   3. Réceptionne et coordonne les demandes d'utilisation des salles de réunion du Secrétariat émanant des départements du Secrétariat, des Missions ACP et des observateurs,        en particulier en l’absence de la secrétaire du Service des conférences, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

 

  • Demandes d'utilisation des salles de réunion dûment examinées et traitées. 

 

 4. Installe le matériel informatique et tout support audiovisuel et aide à leur utilisation, afin de faciliter la présentation des communications au cours des réunions et des conférences tenues à la Maison ACP, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

 

  • Facilitation de la présentation des communications. 

 

IV. Impact des résultats

Les résultats clés permettent une amélioration de la qualité des services fournis aux délégués et assurent une meilleure visibilité à l’Organisation, étant donné que le Service des conférences constitue une vitrine de celle-ci.

 

V. Compétences  

Compétences de base :

  • Fait preuve de courtoisie, de tact et d'aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différentes nationalités et cultures ;
  • Est capable de prendre des initiatives et cherche à initier des actions ;
  • Accepte de travailler en équipe, en contribuant de manière active   et constructive au travail de l’équipe ;
  • Sait garder son calme dans des situations de stress ou de crise, en maîtrisant ses émotions.

 

 

Efficacité opérationnelle :

  • Aptitude à gérer un volume important de travail, éventuellement avec des délais serrés ;
  • Aptitude à réagir de manière diligente et précise aux requêtes internes et externes concernant les salles et les programmes de réunion ;  
  • Bonnes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais ou en français ;
  • Connaissance approfondie de l’outil informatique de base ;

            

Planification, organisation et polyvalence :

  • Documents de travail distribués aux participants et aux interprètes ; 
  • Aptitude à exercer de façon cohérente et efficace des tâches courantes, en faisant preuve d'un niveau élevé de précision et de soin ;
  • Établit, renforce et maintient de bonnes relations de travail avec le personnel, les délégués et les clients externes, afin de faciliter la fourniture de l’appui escompté.
  •  

VI. Qualifications requises

 

Éducation :

Diplôme d'études secondaires ou équivalent.

 

Expérience :

Au moins deux (2) années d’expérience de travail administratif de base, acquise de préférence dans une institution du secteur public. 

 

Langues :

Bonne maîtrise de l’anglais, du français, du portugais ou de l’espagnol. Une bonne compréhension de l’une des trois autres langues serait un atout.

 

AUTORITÉ DE NOMINATION

Les Membres du personnel de la catégorie des services généraux (GS) sont nommés par le Secrétaire Général, sur recommandation du Comité consultatif de recrutement présidé par le Sous-secrétaire général responsable du département de l’Administration, des Finances et des Ressources humaines.

 

CONDITIONS DE SERVICE LIÉES AU POSTE 

Les conditions de service liées à ce poste sont régies par les règlementations belges du travail et de la Sécurité Sociale.

 

RÉMUNÉRATION

Les conditions de rémunération liées à ce poste sont déterminées conformément à la grille des salaires en vigueur au Secrétariat.

 

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    Brussels, Brussels
  • Department
    Department of Administration, Finance, & Human Resources (AFHR)
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
    Entry-level