Assistant de direction

Département de la transformation économique structurelle et du (TESC) · Geneva, Geneva
Department Département de la transformation économique structurelle et du (TESC)
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Experienced


Intitulé du poste :   Assistant de direction

Grade :   SG5

Bureau :   Département Transformation économique structurelle et Commerce

Supérieur hiérarchique :   Chef du Bureau OEACP de Genève

Lieu d’affectation :   Bureau OEACP de Genève, Genève

Période de candidature:  21septembre 2021 au 15 novembre 2021

Référence :   ACP/41/082/21/AFHR/HR/CNA

Nombre de postes vacants : 1



I. Contexte organisationnel


Sous la direction et la supervision du chef du Bureau OEACP de Genève, l’assistant de direction fournit un appui administratif sur les questions liées à la nature et aux activités du Bureau de Genève, en respectant les règles et règlements administratifs et en mettant en place des procédures opérationnelles internes en vue du bon fonctionnement de ce Bureau. L’assistant contribue au fonctionnement efficace et efficient du Bureau de Genève, notamment en assurant la gestion du flux d'informations et le suivi des échéances et des engagements contractés.


Au plan interne, il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel du Secrétariat de l’OEACP tant à Bruxelles qu’à Genève.


Au plan externe, en tant que premier point de contact pour tous les visiteurs se rendant au Bureau de Genève, le titulaire du poste interagit avec les délégués des missions des États membres de l’OEACP et de l’UE ainsi que des organisations internationales établies à Genève afin de favoriser un flux efficace de l’information quant aux mesures à prendre conformément aux instructions reçues et aux priorités définies.



II. Fonctions/Résultats clés attendus


Résumé des fonctions clés :

  • Est chargé d’assurer le fonctionnement efficace et efficient du Bureau OEACP de Genève ;
  • Veille à assurer une communication efficace et à fournir un appui administratif au sein du Bureau de Genève ;



1. Est chargé d’assurer le fonctionnement efficace et efficient du Bureau OEACP de Genève, en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :


  • Fourniture de services efficaces et efficients en matière administrative et de secrétariat au Bureau OEACP de Genève, en veillant à promouvoir à tout instant un environnement de travail alliant professionnalisme et travail d’équipe ;
  • Gestion efficace de l’emploi du temps du chef du Bureau de Genève ;
  • Organisation de réunions de bureau de manière régulière et ad hoc ; rédaction de comptes rendus, le cas échéant, et résumé des mesures à prendre ; suivi des actions envisagées ; contact régulier avec les points focaux ;
  • Tri de toutes les communications/correspondances entrantes, filtrage du courrier sortant nécessitant la signature et l’autorisation du supérieur hiérarchique et d’autres actions de la part du personnel, le cas échéant ;
  • Respect des lignes directrices appropriées en matière de protocole et de correspondance dans le cadre des communications avec les représentants des missions des États membres de l’OEACP, de l’UE et des organisations internationales établies à Genève ainsi qu’avec d’autres partenaires ;
  • Tri rigoureux des appels téléphoniques et traitement des demandes non techniques courantes ;
  • Élaboration dans les délais impartis des rapports financiers mensuels destinés au Secrétariat de l’OEACP à Bruxelles ;



2. Veille à assurer une communication efficace et à fournir un appui administratif au sein du Bureau de Genève, en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :


  • Gestion du système de classement en veillant à sauvegarder les documents confidentiels conformément aux normes en vigueur au sein du Secrétariat de l’OEACP ;
  • Coordination du flux d’informations au sein du Bureau de Genève et transmission des communications administratives et internes au personnel, si nécessaire ;
  • Facilitation du partage d'informations avec d’autres membres du personnel ;
  • Suivi des échéances, des engagements pris et des mesures adoptées et coordination de la collecte et de la transmission des rapports au chef du Bureau et aux organes directeurs de l’OEACP à Bruxelles ;
  • Rédaction du courrier courant, des circulaires internes, des notes de briefing générales, des documents et des rapports et envoi de documents à la traduction, si nécessaire ;
  • Gestion des voyages, des réunions, des réunions et des séances d'information du chef du Bureau ;
  • Recherche d'informations et de documents de travail, selon que de besoin.



III. Impact des résultats


Les résultats clés liés au présent poste ont un impact crucial sur le bon fonctionnement ainsi que sur l’efficacité et l’efficience générales du Bureau de Genève de l’OEACP. De l’organisation et de l’efficience du Bureau dépendra largement la qualité de sa gestion globale.    Étant donné que l’assistant de direction appuie directement le chef du Bureau de Genève, son rôle revêt une importance cruciale, dans la mesure où il est appelé à fournir une analyse et une présentation précises de l’information, à renforcer la capacité du Bureau de Genève et à promouvoir l’image du Secrétariat de l’OEACP en tant que contributeur efficace au développement des États membres de l’OEACP.



IV. Compétences



Compétences de base :


  • Fait preuve de courtoisie, de tact et d'une aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différentes nationalités et cultures ;
  • Sait faire preuve de diplomatie et de discrétion dans les interactions avec les ambassadeurs de l’OEACP, les délégués des missions non résidentes et les représentants des organisations et institutions internationales ;
  • Est capable de travailler en équipe et d’y contribuer de manière active et constructive ;
  • Sait garder son calme dans des situations de stress.


Efficacité opérationnelle :

  • Aptitude à gérer un volume important de travail, éventuellement avec des délais serrés ;                         
  • Bonne connaissance orale et écrite de l'anglais et du français.


Gestion des données :

  • Aptitude à collecter, à vérifier et à enregistrer minutieusement et méthodiquement les données, avec une attention particulière au détail ainsi qu'à l'identification et à la correction d'éventuelles erreurs, de sa propre initiative ;


Gestion des documents, des correspondances et des rapports :

  • Connaissance approfondie de la grammaire, de l’orthographe et de la syntaxe de la langue de travail requise ;

           

Planification, organisation et polyvalence :

  • Organise la charge de travail tout en prenant en compte l'évolution des priorités et les contraintes de temps ;
  • Aptitude à exercer de façon cohérente des tâches courantes, en faisant preuve d'un niveau élevé de précision et de soin ;



V. Qualifications requises


Éducation :      

Diplôme d'études secondaires (baccalauréat) ou équivalent et diplômes en secrétariat ;


Expérience :    

Au moins huit (8) années d'expérience acquise à des niveaux croissants de responsabilité dans les domaines du secrétariat, de l’administration et des programmes au niveau national ou international.


Compétences linguistiques :

Bonne connaissance orale et écrite de l'anglais et /ou du français. La connaissance du portugais ou de l'espagnol constituerait un avantage.



Évaluation

Les candidats présélectionnés seront invités à un entretien et pourraient être soumis à une évaluation à travers d’autres méthodes.  


 


Avis spécial

Les candidats à ce poste sont soumis à un recrutement local conformément au règlement du travail du secrétariat de l'OEACP et doivent avoir le droit légal de vivre et de travailler en Suisse.


Les membres du personnel du Secrétariat de l’OEACP sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui leur attribue des fonctions et fixe les conditions dans lesquelles ils s’en acquitteront.


Toute décision en matière de recrutement repose sur le profil du candidat et les besoins de l’OEACP. La nécessité de recruter sur une base géographique la plus large possible sera dûment prise en compte.


La nomination au Assistant de direction couvrira une période initiale d'un (1) an, qui pourra être renouvelée sous réserve des besoins de l’OEACP et de la disponibilité du poste ou des fonds nécessaires. 


Les candidatures à ce poste doivent être envoyées à l’adresse électronique : hr@acp.int et parvenir au Secrétariat au plus à minuit à la date limite fixée.


Le dossier de candidature doit être accompagné d'une copie du curriculum vitæ à jour dans le format suivant : https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose. Les candidatures soumises sous un autre format seront considérées comme incomplètes et ne seront pas retenues pour les étapes ultérieures de l’évaluation. Les candidats sont tenus de fournir une copie de leurs diplômes, certificats et autres documents attestant de leur compétence et de leur expérience professionnelle.


Seuls les candidats présélectionnés seront contactés, et ceux d’entre eux dont la candidature retiendra particulièrement l’attention feront l’objet d'une vérification des références.


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    Geneva, Geneva
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    Département de la transformation économique structurelle et du (TESC)
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    Full-Time
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