Assistant à la passation des marchés

Département Administration, Finances et Ressources humaines · Bruxelles, Belgique
Department Département Administration, Finances et Ressources humaines
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Experienced

Intitulé du poste :  Assistant à la passation des marchés

Grade : SG6

Bureau :  Département de l’Administration, des Finances et des Ressources humaines

Supérieur hiérarchique : Expert ressources humaines et administration

Lieu d’affectation :  Secrétariat de l’OEACP, Bruxelles (Belgique)

Période de candidature : 10 septembre au 30 octobre 2021

Code du poste : ACP/41/066/21/AFHR/HR/CNA

Nombre de postes vacants : 1



Contexte organisationnel


Sous la supervision générale de l’expert ressources humaines et administration, l’assistant à la passation des marchés fournit au Secrétariat e l’OEACP un appui en matière logistique et administrative dans l’acquisition d’un large éventail de biens et de services. Il est chargé d’assurer la gestion des activités quotidiennes liées à la passation des marchés concernant les biens, les travaux et les services, depuis l’étape de la demande à celle de la fourniture.

 

Dans l’exercice de ses fonctions, le titulaire du poste veille constamment à un niveau élevé de qualité, et s’attache à promouvoir une approche axée sur le client, conformément aux règles et règlements de l’OEACP.


Fonctions/résultats clés attendus


1.  Fournir un appui dans la passation des marchés de fournitures, de services et de travaux et dans la gestion des contrats y afférents, en veillant à réaliser les résultats suivants :


  • Acquisition de biens d’équipement et de services et exécution des lignes budgétaires spécialement mises en place pour le Secrétariat de l’OEACP et la résidence du Secrétaire général ;
  • Examen, enregistrement et classement par ordre de priorité des demandes d’achat, et recherche d’informations et de documents supplémentaires, si nécessaire ;
  • Fourniture d’une assistance aux demandeurs dans la définition de l’étendue des travaux et du cahier des charges applicable aux biens et services concernés ; formulation de propositions sur des produits de remplacement répondant aux besoins afin de réduire les coûts ;
  • Élaboration des documents liés à la passation des marchés, notamment en ce qui concerne les modèles de formulaire, les contrats, les correspondances, la communication, les lignes directrices et les instructions à suivre ;
  • Identification des besoins et établissement de prévisions de dépenses aux fins de la mise au point d'un projet de budget ;
  • Estimation des coûts pour les petits projets de construction et d’entretien ;
  • Recherche, exploitation et présentation d’informations en consultant différentes sources internes et externes, concernant les sources d’approvisionnement, les types de fournisseurs, etc. et obtention de cahiers des charges liés aux nouveaux produits et équipement sur le marché ;
  • Gestion des bases de données et des dossiers internes pertinents ; suivi des accords contractuels, des contrats d’approvisionnement direct, etc. et transmission d’informations aux utilisateurs concernés sur les droits et obligations contractuels ;
  • Traitement et/ou résolution en temps utile, en liaison avec le service financier, des problèmes de financement liés aux activités de passation des marchés ; et
  • Rédaction des rapports/procès-verbaux des travaux des réunions sur la passation des marchés.



2.  Apporter un soutien dans la gestion des actifs du Secrétariat de l’OEACP, en veillant à réaliser les résultats suivants :


  • Efficacité dans le processus d’achat, de répartition et de cession des actifs, conformément aux règlements en vigueur.


3.  Gérer le système de passation des marchés, en veillant à réaliser les résultats suivants :


  • Évaluation et gestion des contrats et des entrepreneurs, négociation et révision des contrats, suivi des conditions de paiement, évaluation des incidences juridiques, maintien de bonnes relations client : fournisseur et établissement de contact avec les prestataires de service ;
  • Rationalisation du processus à travers l’instauration de demandes d’achat, de bon de commande et de factures ;
  • Traçage facilité de la procédure de passation des marchés ;
  • Transmission d’informations aux clients concernant l’état d’avancement des projets ou les difficultés rencontrées, respect des délais fixés pour la fourniture des produits ou biens demandés aux clients ; et
  • Promotion de la responsabilisation et de la transparence.



Compétences

Compétences de base :


  • Montrer un attachement à la mission, à la vision et aux valeurs de l’OEACP ;
  • Faire preuve de courtoisie, de tact et d'une aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différentes nationalités et cultures ;
  • Être capable de jouer un rôle au sein d’une équipe et de contribuer au travail d'équipe de façon active et constructive ;
  • Rechercher activement des opportunités d’apprentissage, en adoptant les bonnes pratiques développées par d’autres personnes ;
  • Connaître les principes et les techniques de négociation ; et
  • Comprendre l’importance du respect des recommandations d’audit et financières et son impact sur le processus de passation des marchés.

Efficacité opérationnelle :


  • Aptitude à réaliser une diversité de tâches spécialisées se rapportant à la passation des marchés ;
  • Posséder une connaissance approfondie des règles et réglementations liées à la passation des marchés ;
  • Être capable de gérer un volume important de travail, éventuellement avec des délais serrés ;
  • Avoir des connaissances solides de l’outil informatique ;
  • Attester d'une bonne connaissance orale et écrite de l'anglais et /ou du français ;
  • Se montrer capable d’entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs ; et
  • Posséder une excellente connaissance des politiques, processus et procédures de passation des marchés ainsi que des techniques marchandes et comptables.


Compétences comportementales :


  • Faire preuve de confidentialité et d'intégrité ;
  • Entretenir des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes ;
  • Travailler de façon collaborative avec l’ensemble du personnel ;
  • Faire preuve de conscience et de sensibilité culturelles ;
  • Promouvoir une approche axée sur le client ; et
  • Savoir garder son calme dans des situations de stress ou de crise, en maîtrisant ses émotions.



Éducation

Diplôme de l’enseignement secondaire exigé. Formation complémentaire liée aux fonctions de passation des marchés hautement souhaitable. Certification professionnelle de niveau 4 ou équivalent délivrée par un institut agrée des achats et des fournitures, tel que le Chartered Institute of Purchasing and Supplies (CIPS), hautement souhaitable, et bonne connaissance de la législation européenne relative à la passation des marchés.

 

Expérience

Au moins sept (7) années d'expérience acquise progressivement à des postes de responsabilité dans le domaine de la passation des marchés ou tout autre domaine connexe, dont au moins deux (2) engrangées de manière directe et de première main, de préférence en utilisant les procédures de l’Union européenne portant sur la passation des marchés.


Compétences linguistiques :

Bonne maîtrise de l'anglais, du français, du portugais ou de l'espagnol. Une connaissance pratique de l'une des trois autres langues serait un avantage.



Avis spécial

Le poste sera pourvu sur le plan local. En vertu du Règlement de travail du Secrétariat de l’OEACP, les candidats au poste doivent disposer du droit légal de vivre et de travailler en Belgique.


Les membres du personnel du Secrétariat de l’OEACP sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui leur attribue des fonctions et fixe les conditions dans lesquelles ils s’en acquitteront.


Toute décision en matière de recrutement repose sur le profil du candidat et les besoins de l’OEACP.


La nomination au poste d’assistant à la passation des marchés couvrira une période initiale d’un (1) an, qui pourra être renouvelée sous réserve des besoins de l’OEACP et de la disponibilité du poste ou des fonds nécessaires. 


Les candidatures à ce poste doivent être envoyées à l’adresse électronique : hr@acp.int et parvenir au Secrétariat au plus à minuit à la date limite fixée.


Le dossier de candidature doit être accompagné d'une copie du curriculum vitæ à jour dans le format suivant : https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose. Les candidatures soumises sous un autre format seront considérées comme incomplètes et ne seront pas retenues pour les étapes ultérieures de l’évaluation. Les candidats sont tenus de fournir une copie de leurs diplômes, certificats et autres documents attestant de leur compétence et de leur expérience professionnelle.


Seuls les candidats présélectionnés seront contactés, et ceux d’entre eux dont la candidature retiendra particulièrement l’attention feront l’objet d'une vérification des références.




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    Bruxelles, Belgique
  • Department
    Département Administration, Finances et Ressources humaines
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
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