Expert ressources humaines et administration

Département Administration, Finances et Ressources humaines · Bruxelles, Belgique
Department Département Administration, Finances et Ressources humaines
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Experienced

Intitulé du poste : Expert ressources humaines et administration

Grade : P4

Bureau : Département Administration, Finances et Ressources humaines

Supérieur hiérarchique : Sous-secrétaire général

Lieu d’affectation :  Secrétariat de l’OEACP, Bruxelles (Belgique)

Période de candidature : 10 septembre au 30 octobre 2021

Code du poste : ACP/41/063/21/AFHR/HR/CNA

Nombre de postes vacants : 1


Contexte organisationnel

 

Sous la direction et la supervision du Sous-secrétaire général responsable du département de l’Administration, des Finances et des Ressources humaines (AFRH), l’expert ressources humaines et administration supervise l’application des politiques et procédures du Secrétariat en matière de ressources humaines. Il fournit des avis éclairés au Sous-secrétaire général AFRH et au personnel en général sur les questions liées aux ressources humaines. 


Dans l’exercice de ses fonctions et responsabilités, l’expert interagit avec les membres du personnel à tous les niveaux :


  • les autres Sous-secrétaires généraux, pour fournir des informations et des précisions sur les questions liées au personnel, telles que l’évaluation des performances, le recrutement du personnel et la mise en œuvre de la nouvelle politique des ressources humaines ;
  • les consultants concernés et le chef du service juridique, pour solliciter des avis juridiques sur toutes les questions liées aux ressources humaines et éclaircir les questions litigieuses ;
  • les représentants du personnel, pour élucider les points litigieux et gérer les griefs ;
  • les membres du personnel en général, pour leur relayer des informations, des avis et des orientations et apporter des précisions sur toutes les questions touchant le personnel.


En tant que chef de l’administration, le titulaire du poste est le superviseur et le chef d’équipe des membres du personnel de la catégorie professionnelle et des services généraux. Il assure la gestion des locaux et des biens de l’OEACP, y compris la résidence du Secrétaire général. L’expert ressources humaines et administration fournit un éventail de services d’appui au Secrétariat de l’OEACP, en veillant à un niveau élevé de qualité, de précision et de cohérence, et promeut une approche axée sur le client et conforme aux règles et règlements de l’OEACP. Il veille à une exécution optimale des fonctions touchant la passation des marchés, notamment en ce qui concerne les négociations et la gestion des contrats et des appel d'offres du Secrétariat.


 

Fonctions / Résultats clés attendus

 

1.  Gérer les fonctions du Secrétariat liées aux ressources humaines et à l’administration, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Supervision des fonctions administratives, opérationnelles et de recrutement ;
  • Mise en œuvre appropriée des règles et règlements ainsi que des politiques en vigueur à tous les niveaux ;
  • Mise en place de politiques/systèmes efficaces pour la gestion des performances et le perfectionnement du personnel et de nature à faciliter l’accomplissement de l’Organisation ;
  • Fourniture d’orientations sur les nouvelles initiatives et les innovations visant à adapter les services aux besoins de l’Organisation et aux bonnes pratiques ;
  • Mise en place de politiques de santé, de sécurité et d’assurance au travail couvrant, pour tous les membres du personnel dans l’exercice de leurs fonctions, des risques tels que le décès, le décès et/ou les blessures par accident, conformément aux dispositions approuvées ;
  • Fourniture d’un leadership et de directives pour les opérations liées aux services généraux ;
  • Encadrement et supervision du personnel.

 


 2.  Formuler au Sous-secrétaire général AFRH des propositions et des recommandations sur des questions touchant les ressources humaines, qui seront présentées pour approbation/décision à la Direction et aux organes directeurs (sous-comités, Comité des ambassadeurs et Conseil des ministres), en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Modification ou mise en place des politiques, procédures et pratiques requises dans le domaine des ressources humaines ;
  • Actualisation des procédures et pratiques liées au personnel, notamment en ce qui concerne le recrutement, la gestion des performances, la discipline, les griefs, les récompenses, la rémunération et la cessation de service, à la lumière des meilleures pratiques en vigueur à l’échelle internationale ;
  • Révision périodique des règlements en matière de ressources humaines, des Règles internes, des procédures et des pratiques, à la lumière des meilleures pratiques en vigueur à l’échelle internationale ;

 

 

3.  Fournir des avis éclairés sur les questions liées aux ressources humaines à son supérieur hiérarchique direct et aux membres du personnel en général, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Interprétation et application appropriées, par la Direction et le personnel, des politiques et procédures régissant les ressources humaines ;
  • Interprétation appropriée des propositions d’amendement des conditions d’emploi et de travail du personnel en vue d'une décision par la Direction et les organes directeurs de l’OEACP (sous-comités, Comité des ambassadeurs et Conseil des ministres) ;
  • Initiation de tous les nouveaux membres du personnel, afin de leur permettre de bien cerner leurs conditions d’emploi et de travail ;
  • Représentation de l’unité des ressources humaines au sein des organes consultatifs internes (Comités d’examen des griefs, du recrutement, des litiges liés aux évaluations du personnel, de discipline) afin d’y fournir des orientations et des informations sur les aspects liés aux ressources humaines ;

 

4.  Faciliter le recrutement du personnel, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Recrutement d’employés dûment qualifiés et compétents aux postes vacants en mettant en œuvre des procédures de recrutement approuvées conformes aux normes acceptées sur le plan international ;
  • Mise à jour et tenue des dossiers de recrutement et des rapports, documents et correspondances internes et externes relatifs aux ressources humaines ;

 

5.  Gérer toutes les questions liées au personnel, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Conformité des contrats de travail offerts à tous les membres avec les politiques approuvées ;
  • Paiement des prestations et droits des membres du personnel conformément au Statut du personnel et aux Règles internes (lors du recrutement, pendant leur emploi et à la cessation de service) ;
  • Gestion efficace des questions liées au personnel ;
  • Évaluation annuelle efficace des performances du personnel ;
  • Amélioration des performances du personnel à travers la mise en place de programmes de perfectionnement appropriés ;
  • Initiation efficace des membres du personnel nouvellement recrutés et des diplomates des missions des États membres de l’OEACP ;
  • Application efficace des outils approuvés pour pourvoir les postes vacants ;

 

6.  Gérer les questions liées à la catégorie des services généraux, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Supervision des fonctions administratives, opérationnelles, financières et de dotation en effectifs ;
  • Délégation de travail, définition de priorités et d’objectifs afin d’accomplir les tâches opérationnelles en temps utile et de façon appropriée ;
  • Définition d’indicateurs de performance, rationalisation des plans de travail annuels et établissement de rapports sur les évaluations de performance ;
  • Participation aux activités de dotation, telles que les interviews, et recrutement de personnel afin de maintenir le niveau des ressources humaines à un niveau adéquat ;


 

7.  Assurer la gestion totale des locaux et des biens du Secrétariat, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Gestion des demandes d’utilisation des salles de réception et d’exposition du Secrétariat de l’OEACP par les entités membres de l’OEACP ;
  • Gestion d’un certain nombre de services d’entretien d’installations, notamment la réception/le standard, la planification de l’utilisation des espaces de bureau, l’inventaire et la cession des actifs, la sécurité et la gestion des déchets ;
  • Formulation de recommandations sur tous les aspects des fonctions d’équipement du bâtiment, notamment la mise en œuvre de plans d’entretien préventif ;
  • Liaison entre le Secrétariat de l’OEACP et les organes directeurs en vue du respect des réglementations locales
  • Devoir de responsabilité pour les politiques et procédures de gestion de l’information, les pratiques liées à la tenue des dossiers, les plans de classement, les calendriers et procédures de conservation, y compris pour ce qui concerne la recherche et l’évaluation des nouveaux systèmes d'information ;
  • Coordination de la recherche, des études de faisabilité, des inspections, de l’évaluation et de l’analyse des risques liés au bâtiment du Secrétariat de l’OEACP et à la résidence du Secrétaire général.

 

 

 

8.  Passer des marchés de fournitures, de services et de travaux, et assurer la gestion des contrats avec l’appui de l’assistant chargé des achats, en veillant à réaliser les résultats suivants :


  • Acquisition de biens d’équipement et de services et exécution des lignes budgétaires spécialement mises en place pour le Secrétariat de l’OEACP et la résidence du Secrétaire général ;
  • Répartition et cession des équipements, fournitures, véhicules et autres biens conformément au Règlement financier ; Évaluation et gestion des contrats et des entrepreneurs, négociation et révision des contrats, suivi des conditions de paiement, évaluation des incidences juridiques, maintien de bonnes relations client-fournisseur et établissement de contact avec les prestataires de service ;
  • Élaboration des documents liés à la passation des marchés, notamment en e qui concerne les modèles de formulaire, les contrats, les correspondances, la communication, les lignes directrices et les instructions à suivre ;
  • Identification des besoins et établissement de prévisions de dépenses aux fins de la mise au point d'un projet de budget pour les exercices financiers futurs ;
  • Élaboration de coûts estimatifs pour les petits projets de construction et d’entretien ;

 


 

 

Impact des résultats

 

Les résultats clés ont un impact sur l’environnement du travail du Secrétariat à travers le perfectionnement d’un effectif de grande qualité, le développement d’une culture organisationnelle qui privilégie la qualité, l’amélioration continue et la performance de haut niveau. Ils ont également un impact sur les efforts destinés à faire en sorte que les besoins des clients internes et externes sont satisfaits de manière rentable et cohérente, en tenant compte des lignes directrices et des règlements applicables.

 

 

Compétences

 

Compétences générales :

  • Faire passer l'intérêt de l'Organisation avant les intérêts personnels, nationaux ou autres ;
  • Faire preuve du plus haut degré d’intégrité, d’impartialité, d’équité, de confidentialité et d’incorruptibilité dans tous les domaines en relation avec ses fonctions et son statut, et promouvoir ces valeurs ;
  • Avoir une bonne compréhension de la structure et de la hiérarchie du Secrétariat de l’OEACP, des pratiques opérationnelles de l’Organisation, des produits et services et des outils de mesure de leur efficacité, ainsi que de la perception des clients ;
  • S’efforcer de comprendre la culture organisationnelle et les principaux acteurs afin de susciter une adhésion aux différentes initiatives et de déterminer le moment opportun pour lancer celles-ci et remédier aux problèmes identifiés ;
  • Assumer l’entière responsabilité de la qualité des résultats de ses décisions ;

 

Compétences fonctionnelles :

  • Posséder une connaissance d’expert concernant les principales théories et pratiques liées aux ressources humaines, notamment dans un large éventail de disciplines et bonnes pratiques s’y rapportant dans le secteur public et privé, conformément aux plans et interventions stratégiques ;
  • Se tenir informé des évolutions liées aux ressources humaines et s’efforcer de perfectionner ses connaissances personnelles ;
  • Posséder une excellente connaissance des politiques et procédures de l’Organisation applicables au poste, et les respecter systématiquement dans l'exercice de ses fonctions ;
  • Comprendre les principales procédures et méthodes de travail liées au poste ;
  • Avoir une bonne connaissance des technologies de l’information, et être capable de les utiliser dans l’exercice de ses fonctions.
  • Rechercher constamment à innover les méthodes et systèmes de travail ou à les renforcer en vue de l'exécution des tâches de l'unité ;


Compétences managériales :

  • Être apte à gérer une équipe de façon à favoriser la production de résultats conformes aux attentes et dans les délais fixés, avec un niveau élevé de qualité ;
  • Montrer une aptitude à gérer des personnes de grades différents et issues de cultures différentes ;
  • Organiser le programme de travail et établir des priorités de façon à répondre aux besoins des clients et à fixer des délais ;
  • Établir, développer et maintenir des relations efficaces au sein de l'unité et avec les parties prenantes internes et externes ;
  • Promouvoir le partage de connaissances et les pratiques de gestion dans son domaine de responsabilité ;
  • Établir, renforcer et maintenir de bonnes relations de travail avec le personnel et les clients, en vue de faciliter la fourniture d'appui ;

 

Compétences comportementales :

  • Faire preuve de respect et de compréhension à l’égard des différents points de vue exprimés dans le cadre du travail quotidien et des processus décisionnels ;
  • Savoir écouter les autres, interpréter correctement les messages, solliciter des éclaircissements, et privilégier la communication interactive ;
  • Manifester sa force de caractère et l’aptitude à garder son calme, et faire preuve de maturité dans les situations de stress ;
  • Faire preuve d’une indépendance professionnelle et d’une aptitude à ne subir aucune influence d’où qu’elle vienne ;
  • Établir, développer et maintenir des relations efficaces au sein de l'unité et avec les clients internes et externes ;
  • Faire preuve de diligence et de volontarisme ;
  • Être capable d’agir avec discernement.

 

 

 

Qualifications requises

Diplôme de Master ou équivalent dans l’un des domaines suivants : ressources humaines, administration publique ou gestion des entreprises, gestion, droit ou tout autre domaine connexe ;

 

 

Expérience de travail

Au moins sept (7) années d’expérience professionnelle dans le domaine des ressources humaines. Une expérience supplémentaire liée à l’administration ou à la gestion de la logistique ou des services opérationnels dans un environnement international et interministériel serait souhaitable.

 

Compétences linguistiques :

Bonne maîtrise de l’anglais, du français, du portugais ou de l’espagnol. Une connaissance pratique de l’une des trois autres langues serait un atout.

 

 

Avis spécial

Les candidats à ce poste doivent être des ressortissants d’un État membre des régions Afrique, Caraïbes et Pacifique de l’OEACP, et doivent dès lors joindre une copie de leur passeport en cours de validité comme preuve de leur nationalité. Les candidatures des personnes non ressortissantes d’un État membre de l’OEACP ne seront pas prises en compte.


Les membres du personnel du Secrétariat de l’OEACP sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui leur attribue des fonctions et fixe les conditions dans lesquelles ils s’en acquitteront.


Toute décision en matière de recrutement repose sur le profil du candidat et les besoins de l’OEACP. La nécessité de recruter sur une base géographique la plus large possible sera dûment prise en compte.


La nomination au poste d'expert ressources humaines et administration couvrira une période initiale de trois (3) ans, qui pourra être renouvelée sous réserve des besoins de l’OEACP et de la disponibilité du poste ou des fonds nécessaires. 


Les candidatures à ce poste doivent être envoyées à l’adresse électronique : hr@acp.int et parvenir au Secrétariat au plus à minuit à la date limite fixée.


Le dossier de candidature doit être accompagné d'une copie du curriculum vitæ à jour dans le format suivant : https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose. Les candidatures soumises sous un autre format seront considérées comme incomplètes et ne seront pas retenues pour les étapes ultérieures de l’évaluation. Les candidats sont tenus de fournir une copie de leurs diplômes, certificats et autres documents attestant de leur compétence et de leur expérience professionnelle.


Seuls les candidats présélectionnés seront contactés, et ceux d’entre eux dont la candidature retiendra particulièrement l’attention feront l’objet d'une vérification des références.

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    Bruxelles, Belgique
  • Department
    Département Administration, Finances et Ressources humaines
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
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