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ACP Secretariat

Secrétaire bilingue

Secretariat General (OSG) – Brussels, Brussels
Department Secretariat General (OSG)
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Experienced

 Le Secrétariat du Groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP) a l’honneur d’informer de la vacance des postes de Secrétaire bilingue (Grade SG4) en son sein. (Seules les candidatures de ressortissants et de résidents permanents de l’UE seront prises en compte.)

 

 Les Missions trouveront ci-joint :

 -              la description des postes en question ; et

 -              les conditions de service et d’emploi applicables.

 Les candidatures à ces postes doivent être envoyées à l’adresse suivante : Secrétariat ACP, 451 Avenue Georges Henri, 1200 Bruxelles - Belgique ; ou par courrier électronique à : hr@acp.int au plus tard le 20 juillet 2019.

 

 Les dossiers de candidature doivent comprendre les pièces suivantes :

 a)            un curriculum vitae actualisé établi selon le modèle disponible via le lien     https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose (une exigence impérative) ;

 b)            des copies des titres académiques et professionnels : diplômes, certificats, etc.;

 c)            des documents de référence attestant de la compétence et de l’expérience du candidat ;

 d)            les coordonnées d’au moins une personne pouvant fournir des références pour chaque poste précédemment occupé, au cours des cinq (5) dernières années ;

 e)            une copie d’une carte d’identité ou d’un permis de séjour belges en cours de validité.

 

 Les Missions ACP sont priées de noter que :

 a)            le contrat de travail sera régi par les règlementations belges du travail et de la sécurité sociale ; et

 b)            seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

 

1) Description du poste

 

I. Informations sur le poste

 Intitulé du poste: Secrétaire bilingue

 Grade actuel : SG4

 

 II. Contexte organisationnel

 Sous la direction et la supervision du Contrôleur financier et de l’Auditeur interne, le ou la Secrétaire fournit un appui administratif à ces derniers, en veillant à la haute qualité, à l’exactitude et à la cohérence du travail accompli. Il ou elle travaille en anglais et en français et promeut une approche orientée vers la satisfaction du client en respectant les règles et règlements du Secrétariat ACP.

   Le titulaire du poste assure la gestion du courrier entrant adressé au Contrôleur financier et à l’Auditeur interne, et veille à ce que des réponses soient apportées aux correspondances et aux demandes de routine, en faisant preuve de discrétion et de diplomatie. La ou le Secrétaire prépare les documents relatifs au plan d’action de l’Auditeur interne, ainsi que les rapports d’audit à l’intention du Secrétaire général ACP. La ou le Secrétaire prépare les documents relatifs aux rapports trimestriels et annuels du Contrôleur financier pour présentation au Sous-Secrétaire général chargé de l’Administration, des Finances et des Ressources humaines, au Chef de cabinet et à l’Expert chargé des finances et de la comptabilité, selon les besoins, ainsi qu’aux instances dirigeantes, au Sous-comité Administration et Finances et au Comité des ambassadeurs. Il ou elle prépare également les documents relatifs aux contributions du Contrôleur financier aux rapports du Comité des ambassadeurs au Conseil des ministres ACP.

 

  Le titulaire du poste interagit avec les Réviseurs pour les demandes de traduction soumises par l’Auditeur interne et le Contrôleur financier.

  

III. Fonctions/Résultats clés attendus

  Résumé des principales fonctions :

  • Fournit un appui administratif et de secrétariat au Contrôleur financier (soumission au service de la comptabilité des demandes de paiement approuvées, mise en forme des rapports trimestriels et annuels destinés au sous-comité, au Comité des ambassadeurs et au Conseil des ministres, transmission de ces rapports aux services de traduction, et archivage des documents) ;
  • Fournit un appui administratif et de secrétariat au Contrôleur financier (mise en forme des rapports d’audit confidentiels, selon les besoins, et transmission de ceux-ci aux services de traduction).

 

 IV. Impact des résultats

 Les principaux résultats liés à ce poste sont la fourniture de services de secrétariat au Contrôleur financier et à l’Auditeur interne en vue d’assurer le bon fonctionnement et l’efficacité globale de leurs sections respectives.

  

V.  Compétences :

 

Compétences de base:

 •             Faire preuve de courtoisie, de tact et d'une aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différentes nationalités et cultures ;

 •             Faire preuve de diplomatie et de discrétion dans les rapports avec les ambassadeurs ACP, ainsi que les délégués des missions ACP et des organisations et institutions internationales.

  

Efficacité opérationnelle

 •             S'employer à actualiser en permanence ses connaissances pertinentes par le biais de l’auto-apprentissage et d’autres formes d'apprentissage.

 •             Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et utiliser celles-ci dans le cadre de son travail ; maîtriser l’outil informatique, en particulier les applications Windows et autres logiciels de bureautique ;

 •             Démontrer une capacité à organiser et à réaliser des tâches multiples en établissant des priorités.

 

Gestion des documents, des correspondances et des rapports:

 •             Maîtriser la grammaire, l’orthographe et la structure du français et de l’anglais, et posséder une bonne aptitude à la communication orale dans ces deux langues ;

 •             Être capable de tenir des registres précis et bien documentés, en respectant les normes pertinentes.

          

 Planification, organisation et polyvalence:

 •             Démontrer une capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre, afin de répondre à diverses demandes d’appui, tout en gardant le cap ;

 •             Être capable d’exécuter des tâches de routine de façon cohérente, précise et ordonnée, en faisant preuve de vigilance.

 

 VI. Qualifications requises

 Éducation:         

 Diplôme de fin d’études secondaires ou diplôme équivalent, complété par un diplôme spécialisé en secrétariat ou un certificat dans le domaine administratif.

 

Expérience:       

 Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente à un poste administratif ou de secrétaire.

 

Une expérience acquise au niveau international constituerait un atout.

 Langues:             

 Bonne maîtrise de l’anglais et du français. Une connaissance pratique du portugais ou de l’espagnol serait un avantage.

  

AUTORITÉ DE NOMINATION

Les membres du personnel de la catégorie professionnelle et des services généraux sont nommés par le Secrétaire général, sur recommandation du Comité consultatif de recrutement présidé par le Sous-secrétaire général responsable du département Administration, Finances et Ressources Humaines.

 

 CONDITIONS DE SERVICE POUR LE POSTE SUSMENTIONNÉ

 Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres du personnel sont régis par les Règles internes du Secrétariat ACP et par toute autre décision qui pourrait être adoptée par les autorités ACP compétentes en matière d’emploi.

  

RÉMUNÉRATION

 Le Secrétariat ACP offre une rémunération et un ensemble de prestations sociales concurrentiels, en fonction du parcours et de l’expérience professionnels ainsi que de la situation familiale.

 

                                                                                                ******

 

2) Description de poste

I. Informations sur le poste

Intitulé du poste : Secrétaire bilingue

Unité organisationnelle : Département Macroéconomie, Financement du Développement et Programmation Intra-ACP 

Supérieur hiérarchique / Grade: SSG

Grade actuel : GS4

 

II.            Contexte organisationnel

 Sous la direction et la supervision générales du Sous-secrétaire général (SSG) et en étroite coordination avec le Bureau du Secrétaire général, la Secrétaire du SSG fournit à ce dernier un appui administratif pour les questions relevant de la compétence du département et celles relatives à ses opérations, en veillant à l’application des règles et règlements administratifs et en établissant des procédures opérationnelles permettant à assurer le bon fonctionnement du service. Elle veille au bon fonctionnement du Bureau du Sous-secrétaire général et du département, en assurant notamment la gestion des flux d’informations et le suivi des délais fixés et des engagements pris.   

  En tant que premier interlocuteur pour toutes les personnes venant de l’extérieur ou du Secrétariat ACP dans le Bureau du Sous-secrétaire général, le titulaire interagit avec des délégués des missions ACP et de la Commission européenne (CE), des hauts fonctionnaires, des experts, ainsi que des responsables d’organisations régionales et multilatérales, et traite un volume important de demandes et un large éventail de questions très sensibles.   

 

III. Fonctions/Résultats clés attendus 

Résumé des fonctions clés:

 Veille au bon fonctionnement du Bureau du Sous-secrétaire général.

 

Fournit un appui au Sous-secrétaire général en matière de communication.

 

Prête assistance au Sous-secrétaire général pour les questions administratives.

 

Fournit des services administratifs au département.

  

IV. Impact des résultats

 Les résultats clés ont un impact déterminant sur le bon fonctionnement et l’efficacité globale du département. La qualité de la gestion globale de l’ensemble du département dépend dans une large mesure du degré d’organisation et d’efficacité dans l’exécution des fonctions. En tant que membre du personnel fournissant un appui immédiat au Sous-secrétaire général, la Secrétaire de direction joue un rôle déterminant en tant que garante du bon fonctionnement du Bureau du Sous-secrétaire général et de la confidentialité des informations.

 

V. Compétences

Compétences de base

•             Faire preuve de courtoisie, de tact et d'une aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différentes nationalités et cultures.

•             Faire preuve de diplomatie et de discrétion dans les rapports avec les ambassadeurs ACP, ainsi que les délégués des missions ACP et des organisations et institutions internationales.

 

Efficacité opérationnelle

•             S'employer à actualiser en permanence ses connaissances par le biais de l’auto-apprentissage et d’autres formes d'apprentissage.

•             Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et utiliser celles-ci dans le cadre de son travail ; maîtriser l’outil informatique, en particulier les applications Windows et autres logiciels de bureautique.

•             Être capable de gérer un volume important de travail, même dans des délais courts.

 •             Démontrer une capacité à organiser et à réaliser des tâches multiples en établissant des priorités.

 

Gestion des documents, des correspondances et des rapports

 •             Maîtriser la grammaire, l’orthographe et la structure de la langue française et anglaise, et posséder une bonne aptitude à la communication orale en anglais et en français.

 •             Être capable de tenir des registres précis et bien documentés, en respectant les normes pertinentes.           

Planification, organisation et polyvalence

 •             Démontrer une capacité à passer rapidement d'une tâche à une autre, afin de répondre aux multiples demandes d'appui, tout en maintenant le cap.

 •             Être capable d’exécuter des tâches de routine de façon cohérente, précise et ordonnée, en faisant preuve de vigilance.

 

VI. Qualifications requises

Éducation :         

Diplôme d'études secondaires (niveau avancé) ou équivalent, et diplôme de secrétariat.

Expérience :      

Minimum cinq (5) années d’expérience professionnelle en tant que Secrétaire au service d’un cadre dans une organisation. Une expérience acquise dans une organisation régionale ou internationale serait un avantage.

Langues :             

Bonne maîtrise de l'anglais et du français. Une connaissance pratique du portugais ou de l’espagnol serait un avantage.

AUTORITÉ DE NOMINATION

Les membres du personnel de la catégorie professionnelle et des services généraux sont nommés par le Secrétaire général, sur recommandation du Comité consultatif de recrutement présidé par le Sous-secrétaire général responsable du département Administration, Finances et Ressources Humaines.

 

 CONDITIONS DE SERVICE POUR LE POSTE SUSMENTIONNÉ

 Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres du personnel sont régis par les Règles internes du Secrétariat ACP et par toute autre décision qui pourrait être adoptée par les autorités ACP compétentes en matière d’emploi.

  

RÉMUNÉRATION

 Le Secrétariat ACP offre une rémunération et un ensemble de prestations sociales concurrentiels, en fonction du parcours et de l’expérience professionnels ainsi que de la situation familiale.

 

                                                                          *****

 

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