Rapporteur / chef du Service des conférences

Département Administration, Finances et Ressources humaines · Bruxelles, Belgique
Department Département Administration, Finances et Ressources humaines
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Experienced

Intitulé du poste :  Rapporteur / chef du Service des conférences

Grade :  P5

Unité :  Département Administration, Finances et Ressources humaines

Supérieur hiérarchique :  Sous-secrétaire général (e)

Lieu d’affectation :  Secrétariat de l'OEACP, Belgique

Période de candidature: 1er septembre 2021 au 31 octobre 2021

Référence :  ACP/41/062/21/AFHR/HR/CNA

Nombre de postes vacants : 1


Contexte organisationnel

Le Rapporteur / chef du Service des conférences travaille sous la direction et la supervision du (de la) Sous-secrétaire général(e) responsable du département de l’Administration, des Finances et des Ressources humaines.

 

En qualité de Rapporteur (e), le (la) titulaire du poste fournit au Bureau du Secrétaire général un appui lui permettant de servir le Comité des ambassadeurs et son Bureau/Bureau élargi ainsi que le Conseil des ministres et son Bureau, en veillant à un niveau élevé de qualité et de cohérence dans son travail. Il/elle s’emploie à promouvoir une approche axée sur les clients, conformément aux règles et règlements de l’OEACP, et entretient des contacts directs avec tous les membres du personnel du Secrétariat, les ambassadeurs, les ministres, l’UE et les autres partenaires sur des questions liées à ses fonctions.


En tant que chef du Service des conférences, le titulaire du poste supervise la traduction, la révision, la production et la distribution des documents produits par le Secrétariat, la planification, l’organisation et la supervision des services d'interprétation, ainsi que le fonctionnement et l’entretien des infrastructures affectées aux réunions. Il/elle définit et propose également la politique linguistique et des conférences du Secrétariat, élabore le projet de budget du Service des conférences, établit et supervise le programme de travail, et évalue les performances des membres du personnel de l’unité. Afin d’assurer un fonctionnement efficace du Service des conférences, le chef du Service des conférences doit interagir avec des partenaires internes et externes, les responsables d’autres unités et départements dans le cadre de l’organisation de leurs réunions, avec d’autres membres de l’équipe de direction dans le cadre de la gestion des réunions consacrées à la coordination des actions du Secrétariat, les missions des États membres de l’OEACP établies à Bruxelles ainsi qu’’avec d’autres organes officiels de l’OEACP qui pourraient solliciter des prestations du Service des conférences.  


Fonctions/Résultats clés attendus


 1. Élaborer les ordres du jour, les documents et les comptes rendus des réunions du Bureau et du Bureau élargi, du Comité des ambassadeurs, du Conseil des ministres et de son Bureau et des institutions conjointes connexes, telles que définies par l’accord de partenariat OEACP-UE, participer aux réunions et veiller à ce que les documents soient disponibles, assurer le suivi des réunions et la mise en œuvre des décisions, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Fourniture en temps voulu aux participants de comptes rendus fidèles, objectifs et neutres des travaux et des positions adoptées, afin de permettre la prise de décisions éclairées à l’avenir ;
  • Participation à la préparation des réunions susmentionnées, en veillant à ce que les documents y afférents soient disponibles ;
  • Suivi des réunions du Comité des ambassadeurs et du Conseil des ministres afin d’assurer la mise en œuvre de leurs décisions ;


 2. Préparer les discours du Président du Bureau du Comité des ambassadeurs qui seront prononcés lors des réunions et les notes d’allocution du Président du Conseil sur la base d'informations exactes et pertinentes, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Appui permettant au Président du Comité des ambassadeurs et au Président du Conseil des ministres de présider les réunions de façon efficace, efficiente et harmonieuse.


 3. Préparer les projets de comptes rendus des réunions, notamment les réunions hebdomadaires de léquipe de direction, en veillant à réaliser les résultats suivants :

 

  • Informations exactes et pertinentes contenues dans les comptes rendus sur les questions ayant fait l’objet de débat et les décisions qui en découlent ;
  • Suivi de de toutes les discussions et des questions traitées par les différents organes de l’OEACP afin de mieux cerner les sujets débattus lors des réunions de direction.


 4. Consulter le cabinet du Secrétaire général et les autres experts et collaborer avec le personnel du Secrétariat de lOEACP dans le cadre de la préparation des calendriers des réunions, à transmettre aux États membres de lOrganisation, et assurer la planification, la préparation et les modalités pratiques des autres réunions de lOEACP et des réunions conjointes OEACP-UE, auxquelles participent les représentants des États membres à Bruxelles et ailleurs, en veillant à réaliser les résultats suivants :


  • Élaboration périodique du calendrier des réunions, qui est communiqué à l’avance ;
  • Fourniture en temps voulu des services d’interprétation, de traduction et de logistique ;
  • Tenue effective des réunions aux dates et aux heures prévues.

 

5. Coordonner et superviser les services internes d'interprétation et assurer la supervision des sections de traduction, en veillant à réaliser les résultats suivants :


  • Couverture efficace de toutes les réunions par le service d'interprétation ;
  • Traduction en temps voulu et suivant les langues demandées de tous les documents ;
  • Transmission à temps des documents de travail à tous les participants.


6. Préparer le projet de budget du Service des conférences, établir le programme de travail du Service et en superviser la mise en œuvre, évaluer les performances des membres du personnel relevant du Service, en veillant à réaliser les résultats suivants:


  • Préparation dans les délais impartis du projet de budget du Service des conférences en vue de leur examen et approbation ;
  • Élaboration et mise en œuvre du programme de travail du Service des conférences, conformément aux prévisions ;
  • Évaluation des agents relevant du Service des conférences selon le calendrier arrêté à cet effet, avec un entretien entre le chef du Service et l’agent concerné.



7. Établir et entretenir des contacts de travail avec les services des conférences de lUnion européenne et dautres organisations ou institutions, en veillant à réaliser les résultats suivants :


  • Suivi des dernières tendances en matière de gestion des conférences sur la scène internationale ;
  • Obtention de l’assistance technique des services des conférences de l’UE dans les domaines comme l’organisation des tests de recrutement d’interprètes et de traducteurs.



Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur le bon déroulement des réunions du Comité des ambassadeurs et du Conseil des ministres, l’exactitude des rapports des réunions, des questions débattues et des décisions qui en découlent, ainsi que sur la confiance des États membres vis-à-vis des services fournis par le Secrétariat et sa mémoire institutionnelle. Une bonne planification des réunions et de la documentation permet à l’Organisation de prendre des décisions sur la base de conditions matérielles adéquates, en bénéficiant des services d’interprétation fournis pour faciliter la communication.

 

 

Compétences 

 

Compétences générales :

  • Faire preuve du plus haut degré d’intégrité, d’impartialité, d’équité et d’incorruptibilité dans tous les domaines en relation avec ses fonctions et son statut, et promouvoir ces valeurs ;
  • Avoir une bonne compréhension de la structure et de la hiérarchie du Secrétariat de l’OEACP, ainsi que du schéma opérationnel de l’organisation en ce qui concerne la fourniture de produits et de services, et les outils de mesure de leur efficacité, et de la perception des clients ;
  • Placer l'intérêt de l'Organisation au-dessus de l'intérêt personnel, national ou autre ;
  • Assumer l’entière responsabilité de la qualité des résultats de ses décisions.


Compétences fonctionnelles :

  • Avoir une bonne connaissance des règles et des procédures applicables à son poste, et s’y conformer systématiquement dans l'exercice de ses fonctions ;
  • Être capable de travailler en équipe, de partager ouvertement des informations, en faisant preuve de conscience et de sensibilité culturelles ;
  • Avoir une bonne connaissance des technologies de l’information, et être capable de les utiliser dans l’exercice de ses fonctions ;
  • Maîtriser parfaitement la communication écrite et orale en anglais et / ou en français ;
  • Être capable de maintenir le même niveau de concentration pendant de longues réunions ;
  • Avoir de bonnes aptitudes à la rédaction, un esprit d’analyse et de synthèse pour résumer de longues discussions et présenter les décisions qui en ressortent ;
  • Posséder d’excellentes aptitudes en matière de planification, de gestion et de supervision des membres du personnel.


Compétences managériales :

  • Créer, favoriser et promouvoir un environnement propice au partage des connaissances et à l'apprentissage au sein de l'Organisation, notamment à travers l'utilisation des technologies ;
  • Organiser le programme de travail et établir des priorités de façon à répondre aux besoins des clients en respectant leurs délais ;
  • Établir, développer et maintenir des relations efficaces au sein de l’unité ainsi qu'avec les clients internes et externes ;
  • Posséder d'excellentes aptitudes en matière de planification, d'organisation, de résolution de problèmes, de coordination et de négociation ;
  • Être capable d'établir, de gérer, de guider et de suivre les relations avec différentes parties prenantes ;
  • Jouer le rôle de leader auprès des agents placés sous sa supervision et leur fournir des orientations dans l’exécution de leurs tâches.


 

Compétences comportementales :

  • Faire preuve de respect et de compréhension à l’égard des différents points de vue exprimés dans le cadre du travail quotidien et des processus décisionnels ;
  • Savoir écouter les autres, interpréter correctement les messages, solliciter des éclaircissements et se montrer favorable à la communication à double sens ;
  • Avoir la force de caractère et l’aptitude à garder son calme, et faire preuve de maturité dans les situations de stress ;
  • Être capable de travailler dans une équipe pluridisciplinaire de personnes ayant des cultures, une expertise et des expériences différentes


Compétences en matière de communication :

  • S’exprimer et écrire de façon claire et efficace ;
  • Être apte à écouter les autres, à interpréter correctement leurs messages et à donner la suite qui convient ;
  • Solliciter des éclaircissements et privilégier la communication à double sens ;
  • Savoir adapter son langage, son ton, son style et sa présentation en fonction du public auquel on s’adresse ;
  • Faire preuve d’ouverture au partage de l’information et tenir les autres informés.

 

 

Formation

Diplôme de Master ou équivalent en relations internationales, en langues, en sciences politiques, en sciences sociales, en droit ou dans tout autre domaine connexe.

 

Expérience professionnelle

Au moins dix (10) années d'expérience professionnelle acquise progressivement à des postes de responsabilité, dont cinq (5) au sein d’une organisation internationale. Une expérience probante en matière de rédaction de documents destinés à un large public et dans le domaine de l’organisation des conférences internationales est souhaitable.

 

Compétences linguistiques

Parfaite maîtrise de l’anglais ou du français et bonne connaissance de l’autre langue. La connaissance du portugais ou de l'espagnol serait un atout.


Évaluation

Les candidats présélectionnés seront invités à un entretien et pourraient être soumis à une évaluation à travers d’autres méthodes.  


Avis spécial

Les candidats à ce poste doivent être des ressortissants d’un État membre des régions Afrique, Caraïbes et Pacifique de l’OEACP, et doivent dès lors joindre une copie de leur passeport en cours de validité comme preuve de leur nationalité. Les candidatures des personnes non ressortissantes d’un État membre de l’OEACP ne seront pas prises en compte.


Les membres du personnel du Secrétariat de l’OEACP sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui leur attribue des fonctions et fixe les conditions dans lesquelles ils s’en acquitteront.


Toute décision en matière de recrutement repose sur le profil du candidat et les besoins de l’OEACP. La nécessité de recruter sur une base géographique la plus large possible sera dûment prise en compte.


La nomination au poste de chef du Service des conférences /rapporteur couvrira une période initiale de trois (3) ans, qui pourra être renouvelée sous réserve des besoins de l’OEACP et de la disponibilité du poste ou des fonds nécessaires. 


Les candidatures à ce poste doivent être envoyées à l’adresse électronique : hr@acp.int et parvenir au Secrétariat au plus tard à minuit à la date limite fixée.


Le dossier de candidature doit être accompagné d'une copie du curriculum vitæ à jour dans le format suivant : https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose. Les candidatures soumises sous un autre format seront considérées comme incomplètes et ne seront pas retenues pour les étapes ultérieures de l’évaluation. Les candidats sont tenus de fournir une copie de leurs diplômes, certificats et autres documents attestant de leur compétence et de leur expérience professionnelle.


Seuls les candidats présélectionnés seront contactés, et ceux d’entre eux dont la candidature retiendra particulièrement l’attention feront l’objet d'une vérification des références.


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    Département Administration, Finances et Ressources humaines
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