Aide-comptable

Département Administration, Finances et Ressources humaines · Bruxelles, Belgique
Department Département Administration, Finances et Ressources humaines
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Experienced

Intitulé du poste :  Aide-comptable

Grade :  SG6

Bureau :  Département Administration, Finances et Ressources humaines

Supérieur hiérarchique : Expert Budget et Comptabilité

Lieu d’affectation :  Secrétariat de l'OEACP, Belgique

Période de candidature: 1er septembre 2021 au 31 octobre 2021

Référence :  ACP/41/061/21/AFHR/HR/CNA

Nombre de postes vacants : 1

 

Contexte organisationnel

Sous la direction et la supervision de l'expert chargé du budget et de la comptabilité, l’aide-comptable fournit des services et un appui financiers dans le cadre de la gestion financière et comptable et de l’établissement des rapports y afférents, en veillant à un niveau élevé de qualité, de précision et de cohérence dans son travail. Il promeut une approche axée sur le client, conformément aux règles et réglementations de l’OEACP.

    

Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec tous les membres du personnel du Secrétariat afin de faciliter l’échange d’informations et d’assurer une prestation uniforme de services, et maintient des contacts avec les banquiers du Secrétariat et d’autres parties prenantes sur les questions financières.


En l’absence de l’expert chargé du budget et de la comptabilité, l’aide-comptable agit en tant qu’ordonnateur pour certains comptes spécifiques du Secrétariat.



Fonctions / Résultats clés attendus




1.  Établir et présenter certains rapports comptables, en veillant à réaliser les résultats ci-après :


  • Mise à jour et tenue des transactions et documents comptables ;
  • Production des états financiers concernés ;
  • Suivi comptable des réunions et séminaires organisés et financés par le Secrétariat de l’OEACP ;
  • Présentation, sur demande, d’informations précises et fiables sur la situation des ressources financières ;
  • Mise à jour du journal des contributions ;


2.  Assurer la gestion du système de paie automatisé, en veillant à réaliser les résultats ci-après :


  • Préparation et calcul des salaires du personnel en temps utile ;
  • Certitude quant à l’exactitude des informations et données comptables ;


3.  Fournir un appui comptable et administratif, en veillant à réaliser les résultats ci-après :


  • Actualisation du plan comptable ;
  • Tenue d’une comptabilité analytique appropriée ;
  • Contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers, préparation de tous les types de pièces comptables, exécution des paiements par rapport au cycle de paie ;
  • Tenue du système de contrôle interne des dépenses, pour s’assurer que les pièces sont traitées, conformes et remplies et que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées ;
  • Prise de mesures correctives en temps utile pour les pièces non comptabilisées, notamment pour des erreurs liées au contrôle budgétaire, les exceptions de conformité et les pièces non approuvées ;
  • Gestion des comptes clients ;
  • Gestion des rentrées de fonds et de la petite caisse ;
  • Rapprochement de tous les relevés bancaires sur la base du registre comptable ;
  • Tenue d'un système approprié de classement pour les comptes et les documents financiers ;



4. Prêter assistance dans la gestion du budget et le contrôle des dépenses, en veillant à réaliser les résultats ci-après :


  • Fourniture de conseils et d’un appui aux départements, selon que de besoin, pour faciliter la préparation du budget ;
  • Assurance que les provisions budgétaires approuvées sont intégrées dans le logiciel comptable et budgétaire en temps utile et de manière précise et complète ;
  • Fourniture d’un appui à l’expert budget et comptabilité dans le processus de contrôle du budget et des dépenses ;
  • Suivi des dépenses sur une base régulière et établissement de rapports à cet égard ;
  • Recherche des écarts éventuels et discussions avec les responsables budgétaires pour en cerner l’origine ;



Impact des résultats

 

Les résultats clés ont un impact sur l’exécution générale des services financiers du Secrétariat de l’OEACP, et sur la mise en œuvre efficace des stratégies opérationnelles mises en place.  L’analyse et la présentation précises des informations financières facilitent la bonne exécution des processus financiers au sein de l’Organisation.



Compétences


Compétences de base :


  • Montrer un attachement à la mission, à la vision et aux valeurs de l’OEACP ;
  • Faire preuve de courtoisie, de tact et d'une aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différentes nationalités et cultures ;
  • Avoir l’esprit d’initiatives et chercher à initier des actions ;
  • Être capable de travailler en équipe, et de contribuer au travail d'équipe de façon active et constructive ;
  • Savoir garder son calme dans des situations de stress ou de crise, en maîtrisant ses émotions
  • Recherche activement des opportunités d’apprentissage, en adoptant les bonnes pratiques développées par d’autres personnes ;

 

 

Efficacité opérationnelle :


  • Montrer une aptitude à accomplir un éventail de tâches spécialisées liées à la gestion des ressources financières, telles que la tenue des comptes clients et des comptes fournisseurs, la réalisation des transactions et l’établissement de rapports ;
  • Posséder une connaissance approfondie des règles et réglementations financières ;
  • Être capable de gérer un volume important de travail, éventuellement avec des délais serrés ;
  • Avoir des connaissances solides de l’outil informatique ;
  • Posséder une bonne connaissance orale et écrite de l'anglais et /ou du français ;

 

Gestion des données :


  • Monter une aptitude à collecter, à vérifier et à enregistrer minutieusement et méthodiquement les données, avec une attention particulière au détail ainsi qu'à l'identification et à la correction d'éventuelles erreurs, de sa propre initiative ;


Gestion des documents, des correspondances et des rapports :


  • Posséder une connaissance approfondie de la grammaire, de l’orthographe et de la syntaxe de la langue de travail requise ;
  • Être en mesure de produire des registres précis et bien documentés conformément aux normes en vigueur ;


Planification, organisation et polyvalence :


  • Pouvoir planifier, coordonner et organiser la charge de travail tout en prenant en compte l'évolution des priorités et les contraintes de temps ;
  • Être capable d’établir, de renforcer et d’entretenir de bonnes relations de travail avec le personnel et les clients, afin de faciliter la fourniture de l’appui escompté ;


Qualifications requises

Diplôme en comptabilité



Expérience

Au minimum cinq (5) années d’expérience acquise dans le domaine comptable au niveau national ou international ; Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.), connaissance rigoureuse des tableurs et des logiciels de base de données et familiarité aux systèmes de gestion comptable en ligne ;


Compétences linguistiques :

Bonne connaissance orale et écrite de l'anglais et /ou du français. La connaissance du portugais ou de l'espagnol constituerait un avantage.



Évaluation

Les candidats présélectionnés seront invités à un entretien et pourraient être soumis à une évaluation à travers d’autres méthodes.  


Avis spécial

Les candidats à ce poste sont soumis à un recrutement local conformément au règlement du travail du secrétariat de l'OEACP et doivent avoir le droit légal de vivre et de travailler en Belgique.


Les membres du personnel du Secrétariat de l’OEACP sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui leur attribue des fonctions et fixe les conditions dans lesquelles ils s’en acquitteront.


Toute décision en matière de recrutement repose sur le profil du candidat et les besoins de l’OEACP. La nécessité de recruter sur une base géographique la plus large possible sera dûment prise en compte.


La nomination au poste d'aide-comptable couvrira une période initiale d'un (1) an, qui pourra être renouvelée sous réserve des besoins de l’OEACP et de la disponibilité du poste ou des fonds nécessaires. 


Les candidatures à ce poste doivent être envoyées à l’adresse électronique : hr@acp.int et parvenir au Secrétariat au plus à minuit à la date limite fixée.


Le dossier de candidature doit être accompagné d'une copie du curriculum vitæ à jour dans le format suivant : https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose. Les candidatures soumises sous un autre format seront considérées comme incomplètes et ne seront pas retenues pour les étapes ultérieures de l’évaluation. Les candidats sont tenus de fournir une copie de leurs diplômes, certificats et autres documents attestant de leur compétence et de leur expérience professionnelle.


Seuls les candidats présélectionnés seront contactés, et ceux d’entre eux dont la candidature retiendra particulièrement l’attention feront l’objet d'une vérification des références.


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    Bruxelles, Belgique
  • Department
    Département Administration, Finances et Ressources humaines
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
    Experienced