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Chef du Service des conférences

Department of Administration, Finance, & Human Resources (AFHR) · Brussels, Brussels
Department Department of Administration, Finance, & Human Resources (AFHR)
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Manager/Supervisor

Le Secrétariat général du Groupe des Etats d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique publie ci-après la vacance d’un poste de Chef du Service des Conférences (Grade P5) en son sein.

Veuillez trouver ci-dessous :

  • La description du poste en question ; et
  • Les conditions de service et d’emploi liées au poste ;

                                                                                                                            

Les candidatures à ce poste doivent parvenir au Secrétariat ACP au plus tard le 22 mars 2020, à l’adresse suivante : Secrétariat ACP, 451 Avenue Georges Henri, 1200 Bruxelles (Belgique), ou par courrier électronique à l’adresse hr@acp.int.

 

Les dossiers doivent impérativement comprendre un curriculum vitae actualisé établi selon le modèle disponible via le lien : https://europass.cedefop.europa.eu/editors/fr/cv/compose, ainsi que les copies des diplômes, titres et certificats ou de tout autre document attestant les compétences et expériences professionnelles. Les dossiers doivent être également accompagnés de lettres de personnes de référence portant sur les dix (10) dernières années d’expérience professionnelle.

 

Les candidats doivent être ressortissants d’un Etat membre du Groupe ACP et doivent joindre, comme preuve de nationalité, une copie de leur passeport en cours de validité. Les candidatures provenant de ressortissants non-ACP ne seront pas prises en considération.

 

Il est à noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

 

Description de poste

 

I. Informations sur le poste

Intitulé du poste : Chef du Service des conférences

Unité organisationnelle : Service des conférences/AFRH

Supérieur hiérarchique / Grade : Sous-secrétaire général chargé de l'Administration, des Finances et des Ressources humaines (AFHR)

 

Grade actuel : P5

 

II. Contexte organisationnel 

Sous la direction et la supervision du Sous-secrétaire général chargé de l’Administration, des Finances et des Ressources humaines, le Chef du Service des conférences fournit et gère des services de conférence, linguistiques et logistiques pour le compte du Secrétariat ACP et du Groupe ACP en général, en veillant en permanence à un niveau élevé de performance. Il  promeut une approche orientée vers les clients, conformément aux règles et règlements du Groupe ACP.     

Le titulaire du poste assure la supervision des membres du personnel chargés de la traduction, de la révision, de l’impression et de la distribution des documents, et des documents de travail établis par le Secrétariat ACP. En outre, il est directement responsable de la planification et de l’organisation des services d'interprétation, et supervise également le personnel affecté au fonctionnement et à l’entretien des salles et des équipements de réunions, ainsi que de la cafétéria.  Il propose et met au point les politiques du Secrétariat en matière linguistique et de conférences, établit un projet de budget pour le Service des conférences, élabore et supervise le programme de travail du Service, et évalue la performance des membres du personnel relevant de son autorité. 

Dans un souci d’efficacité et aux fins de l’organisation des réunions, le Chef du Service desz conférences est appelé à interagir avec des partenaires internes et externes, notamment la Direction et le personnel technique du Secrétariat, les missions diplomatiques ACP à Bruxelles, l’Union européenne et d’autres institutions internationales, les professionnels linguistiques freelance, les instituts d’enseignement et les associations professionnelles

 

III. Fonctions / Résultats clés attendus

 

Résumé des fonctions clés :

  • Établit le calendrier des réunions du Groupe ACP en consultation et en coopération avec le cabinet du Secrétaire général et les départements clients du Secrétariat, et veille à la programmation, à la préparation et à l’organisation pratique de toutes les réunions ACP et ACP-UE et d'autres réunions nécessitant la participation du Groupe, à Bruxelles ou ailleurs ; 
  • Assure la coordination et la supervision de l’unité d'interprétation, définit un calendrier hebdomadaire pour les interprètes, et supervise les réviseurs auxquels incombe la responsabilité directe de veiller à la traduction et à l’édition de tous les documents envoyés à la traduction ;
  • Établit un projet de budget pour le Service des conférences, élabore et supervise le programme de travail du Service, et évalue la performance de tous les membres du personnel relevant de son autorité ;
  • Coordonne et supervise les activités des membres du personnel chargés de préparer les salles de réunions et les équipements connexes, et de distribuer les documents de travail ;
  • Établit et maintient des contacts avec ses homologues et les unités compétentes dans les institutions européennes et d’autres organisations partenaires ;  

 

 

  1. Établit le calendrier des réunions du Groupe ACP en consultation et en coopération avec le cabinet du Secrétaire général et les départements clients du Secrétariat, et veille à la programmation, à la préparation et à l’organisation pratique de toutes les réunions ACP et ACP-UE et d'autres réunions nécessitant la participation du Groupe ACP à Bruxelles ou ailleurs, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

 

  • Calendrier mensuel des réunions et des principaux évènements ACP établis bien à l’avance et actualisés chaque semaine ;
  • Services logistiques, d’interprétation et de traduction fournis en temps voulu ;
  • Satisfaction des demandes de réunion sur la base des services disponibles ;
  • Tenue des réunions aux dates et heures prévues ; 

 

 2. Assure la coordination et la supervision de l’unité d'interprétation, définit un calendrier hebdomadaire pour les interprètes, et supervise les réviseurs auxquels incombe la responsabilité directe de veiller à la traduction et à l’édition de tous les documents envoyés à la traduction, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants ;

•           Couverture efficace des réunions par l'unité d’interprétation, le cas échéant ;

•           Recrutement d’interprètes et de traducteurs externes, le cas échéant, pour répondre aux exigences de travail ;  

•           Traduction de tous les documents dans les langues demandées, en respectant les délais impartis ;

•           Distribution diligente des documents aux entités et organes chargés de les examiner ;

•           Disponibilité et distribution en temps utile de tous les documents destinés aux participants avant la date prévue des réunions en question. 

 

3. Assure la coordination et la supervision de l’unité d'interprétation, définit un calendrier hebdomadaire pour les interprètes, et supervise les réviseurs auxquels incombe la responsabilité directe de veiller à la traduction et à l’édition de tous les documents envoyés à la traduction, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants ;

 

  • Couverture efficace des réunions par l'unité d’interprétation, le cas échéant ;
  • Recrutement d’interprètes et de traducteurs externes, le cas échéant, pour répondre aux exigences de travail ;  
  • Traduction de tous les documents dans les langues demandées, en respectant les délais impartis ;
  • Distribution diligente des documents aux entités et organes chargés de les examiner ;
  • Disponibilité et distribution en temps utile de tous les documents destinés aux participants avant la date prévue des réunions en question. 

 

4. Établit un projet de budget pour le Service des conférences, élabore et supervise le programme de travail du Service, et évalue la performance de tous les membres du personnel relevant de son autorité, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants ;

 

  • Projet de budget élaboré pour examen et approbation ;
  • Programme de travail du Service des conférences élaboré et mis en œuvre conformément aux prévisions ;
  • Performances du personnel du Service des conférences évaluées conformément aux prévisions, y compris les séances d’entretien avec les agents concernés ;

 

5. Veille à l’entretien appropriée des salles de réunions, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

 

  • Salles de réunion bien entretenues et propres, équipements en bon état de fonctionnement et matériels et fournitures requis disponibles, permettant le bon déroulement des discussions ;

 

6. Établit et maintien des contacts avec ses homologues et les unités concernées au sein des institutions européennes et d’autres organisations partenaires, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants ;

  • Suivi régulier des pratiques de service des conférences à l’échelle internationale;
  • Recherche d’une assistance technique auprès des services pertinents de l’UE pour l’organisation de tests compétitifs dans le cadre du recrutement d’interprètes et de traducteurs à temps plein. 

 

IV. Impact des résultats 

  • Les résultats ont un impact sur l’amélioration de l’image du Groupe ACP et de son Secrétariat, et permettent aux organes directeurs du Groupe de prendre des décisions dans des conditions matérielles optimales. 
  • Les résultats ont un impact sur l’amélioration de l’image du Groupe ACP et de son Secrétariat, et permettent aux organes directeurs du Groupe de prendre des décisions dans des conditions matérielles optimales.

 

V. Compétences 

Compétences générales :

  • Faire preuve du plus haut degré d’intégrité, d’impartialité, d’équité et d’incorruptibilité dans tous les domaines en relation avec ses fonctions et son statut, et promouvoir ces valeurs ;
  • Assumer l’entière responsabilité de la qualité des résultats de ses décisions ;

 

Compétences fonctionnelles :

  • Posséder une aptitude à planifier, gérer et superviser le travail du personnel du Service des conférences.           
  • Avoir une parfaite maîtrise de la communication écrite et orale, en anglais et/ou en français.
  • Montrer une aptitude à travailler en bonne intelligence avec les autres, à promouvoir l’esprit d’équipe, à faire preuve de flexibilité, et à comprendre et accepter des conseils. 

 

Compétences managériales :

  • Démontrer une aptitude à organiser et à définir un ordre de priorité des tâches à mener en respectant les besoins et les délais indiqués par les clients ;
  • Établir, développer et maintenir des relations efficaces au sein de l'unité de travail ainsi qu’avec les clients internes et externes ;
  • Faire preuve de bonnes aptitudes en matière de planification, d’organisation, de résolution de problèmes, de coordination et de négociation ; 

 

Compétences comportementales :

  • Démontrer une aptitude à organiser et à définir un ordre de priorité des tâches à mener en respectant les besoins et les délais indiqués par les clients ;
  • Savoir écouter les autres, interpréter correctement les messages, solliciter des éclaircissements et privilégier la communication bidirectionnelle ; 
  • Être capable de travailler dans une équipe pluridisciplinaire composée de personnes ayant des cultures, des expertises et des expériences diverses.

 

VI. Qualifications requises

 

Éducation : 

Maîtrise ou diplôme équivalent dans les langues vivantes pertinentes, l'administration, les relations internationales ou d'autres disciplines connexes ;

 

Expérience :

Au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle acquise progressivement à des postes de responsabilité touchant l’organisation de conférences internationales au niveau national et international.

 

Langues :

Maîtrise parfaite de l’anglais ou du français, et une bonne connaissance du portugais ou de l’espagnol.  

 

AUTORITE DE NOMINATION

Les Membres du personnel de la catégorie professionnelle (P) et des services généraux (SG) sont nommés par le Secrétaire général sur recommandation du Comité consultative de recrutement, qui est préside par le Sous-secrétaire général chargé de l’Administration, des Finances et des Ressources humaines.

 

CONDITIONS DE SERVICE LIEES AU POSTES

Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres du personnel sont régis par les dispositions du Statut du personnel du Secrétariat ainsi que par toute autre décision susceptible d’être adoptée par les organes ACP compétents en matière d’emploi.

 

REMUNERATION: 

Le Secrétariat offre une rémunération compétitive et un ensemble d’avantages, en fonction des antécédents professionnels, de l’expérience et de la situation familiale du membre du personnel.

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    Brussels, Brussels
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    Department of Administration, Finance, & Human Resources (AFHR)
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
    Manager/Supervisor